Smart skanning
Hvordan kan jeg øke mulighetene med min flerfunksjonsmaskin.
-
Vi har siden 90' tallet jobbet med smart skanning av dokument hos kommuner og bedrifter i Møre og Romsdal.
-
Ved å integrere Xerox flerfunksjonsmaskinen økes verdien av skanning flere ganger.
-
Xerox maskiner har unik EIP teknologi som gjør at display fungerer som en PC med toveiskommunikasjon med bedriftens dokument, mapper og programvareløsninger.
Aktuelle integrasjoner Xerox flerfunksjonsmaskiner er klare for:
-
Nettverk - den enkleste og mest vanlig integrasjon er mot bedriftens nettverk som muliggjør skanning og printing.
-
Epost - den vanligste form for skanning er til epost - her kan brukerne skanne til bedriftens epost mottakere.
-
Mappe/filområde - Ett steg videre fra epost, er å skanne til ett mappeområde eller filområde på server.
-
Dokumentarkiv - Alt for få har integrert maskin for smart skanning direkte til ett digitale dokumentarkiv (sharepoint/Docushare/Hummingbird etc).
-
CRM/ERP - vi kan også sette maskinene opp for skanning direkte til Superoffice og andre CRM/ERP løsninger.
-
Fakturaflyt/økonomisystem etc.
Hvordan sikre at du finner igjen dine innskannede / digitaliserte dokument:
-
Skann til funksjon fremfor person - dokumentene tilhører bedriften og ikke i en persons private PC mapper. Skann derfor til en felles mappestruktur, rett til fellesarkivet eller der dokument skal være tilgjengelig for bedriftens ansatte.
-
OCR - bruk den OCR teknologien i Xerox maskinene - dette gir innholdssøkbarhet på skannede dokument, der vanlige innskannede dokument kommer inn som "ikke søkbare" pdf vedlegg merket skann001 eller noreply001 etc
-
Legg til søkbar metadata (som prosjektnummer, kundenummer/navn etc.) ved innskanningen.